Verhaltenskodex (‘Code of Conduct’)

1. Einleitung

Alle Grundsätze des Kodex werden jeweils durch eine Reihe von Empfehlungen unterstützt und erklärt, die in der Mehrzahl der Fälle die Vorgehensweise darstellt, die zur Umsetzung der Kodexgrundsätze befolgt werden muss.

Die Empfehlungen, die die Pfeiler der zehn Grundsätze des Kodex bilden, wurden überprüft, um insbesondere der stärkeren Ausrichtung auf die Handhabung von Interessenkonflikten, des Risikomanagements und interner Kontrollen Rechnung zu tragen; alles Aspekte, die in den letzten Jahren wichtige Bestandteile neuer Verordnungen und Entwicklungen in der Praxis waren.

Der Verhaltenskodex dient den Mitgliedern des Verwaltungsrats als Rahmenwerk mit hohen Grundsätzen und Empfehlungen für bewährte Verfahren bei der Führung von Investmentfonds und sofern zutreffend der Verwaltungsgesellschaft. Der Kodex enthält „Grundsätze“ statt „Regeln“ und ist daher auf einen gesunden Menschenverstand und nicht auf Vorschriften ausgerichtet. Daher berücksichtigen die Empfehlungen, dass der „richtige Ansatz“ bei vielen Aspekten von den Umständen abhängig ist.

Der Kodex wurde nicht konzipiert, um anwendbares Recht und geltende Verordnungen zu ersetzen.

Bezugnahmen im Kodex auf den „Verwaltungsrat“ beziehen sich auf das Organ, das von Gesetz wegen für das Management, die Verwaltung und die Aufsicht des relevanten Fonds oder die für die Verwaltungsgesellschaft zuständige Aufsichtsfunktion verantwortlich ist. Sofern nicht anderweitig angegeben oder vom Kontext anderweitig vorgegeben, beinhalten alle Bezugnahmen im Kodex auf den Verwaltungsrat sowohl, wie jeweils zutreffend, die Verwaltungsräte der Luxemburger Fonds und der Verwaltungsgesellschaft.

Bezugnahmen im Kodex auf „Fonds“ beinhalten alle Arten der Luxemburger Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapiere, unabhängig davon, ob der Anlagefonds ein OGAW oder Nicht-OGAW-Fonds (einschließlich Spezialfonds, AIF und RAIF) ist und, sofern zutreffend, andere Anlagevehikel.

 

2. Grundsätze und Empfehlungen

2.1.Der Verwaltungsrat sollte sicherstellen, dass jederzeit strenge Grundsätze guter Unternehmensführung befolgt werden.

Empfehlungen

  • Der Verwaltungsrat ist gegenüber den Anlegern für die gute Unternehmensleitung rechenschaftspflichtig.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass ein ordnungsgemäßes Management vorhanden ist.
  • Der Verwaltungsrat sollte seine Aufgaben vernünftig, ehrlich und professionell ausführen.
  • Der Verwaltungsrat sollte sich für die Förderung von Transparenz, bewährter Verfahren und guter Wohlverhaltensregeln einsetzen und Interessenkonflikte effizient handhaben.
  • Der Verwaltungsrat sollte für eine unabhängige Überprüfung und Überwachung sorgen, einschließlich der effektiven Überwachung von delegierten Aufgaben.
  • Der Verwaltungsrat sollte Führungsfähigkeiten, Integrität, ethisches Verhalten und Kompetenz demonstrieren.

 

2.2.Der Verwaltungsrat sollte über gute fachliche Leistungsfähigkeit und angemessene Erfahrung verfügen und sich nach Kräften bemühen, sicherstellen, dass er kollektiv befähigt ist, seine Verantwortlichkeiten zu erfüllen.

Empfehlungen

  • Die Zusammensetzung des Verwaltungsrats sollte ausgewogen und divers sein, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Mitglieder des Verwaltungsrats sollte daher über die geeignete Erfahrung sowie ergänzende Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, die der Größe, der Komplexität und den Aktivitäten des Fonds entsprechen.
  • Die Aufnahme eines oder mehrerer nach Ansicht des Verwaltungsrats unabhängig Mitglieder in den Verwaltungsrat sollte in Erwägung gezogen werden.
  • Der Vorsitzende sollte, unabhängig davon, ob er dauerhaft, ad hoc oder auf rotierender Basis in sein Amt berufen wurde, sowohl bei als auch außerhalb von Sitzungen Führungsfähigkeiten unter Beweis stellen. Zu den Aufgaben des Vorsitzenden gehören das Aufstellen der Agenda, die Leitung der Sitzungen, das Lenken der Diskussionen und die Gewährleistung, dass effektive und faire Schlussfolgerungen gezogen werden.
  • Der Verwaltungsrat sollte sicherstellen, dass er über relevante Gesetze und Verordnungen auf dem neuesten Stand ist und die auftretenden Risiken und Marktentwicklungen aufmerksam verfolgt.
  • Zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben kann der Verwaltungsrat fachkundige Unterstützung in Anspruch nehmen und/oder Verwaltungsratsausschüsse bilden. Das Einrichten von Verwaltungsratsausschüssen hat keine Auswirkung auf die kollektive Verantwortung des Verwaltungsrats.
  • Es wird erwartet, dass die Mitglieder des Verwaltungsrats die Aktivitäten des Fonds verstehen und ausreichend Zeit für ihre Rolle aufbringen.
  • Der Verwaltungsrat sollte regelmäßig Überprüfungen seiner Leistung und Aktivitäten durchführen.

2.3.Der Verwaltungsrat sollte gerecht und unabhängig im besten Interesse der Anleger handeln.

Empfehlungen

  • Der Verwaltungsrat sollte den Interessen der Anleger jederzeit Priorität einräumen.
  • Es wird erwartet, dass der Verwaltungsrat gerecht und unabhängig handelt, unabhängig von irgendeiner anderen Beziehung oder Zugehörigkeit seiner Mitglieder.
  • Der Verwaltungsrat sollte Entscheidungen soweit möglich unter Berücksichtigung der breiteren potenziellen Auswirkungen dieser Entscheidungen auf die Marktintegrität und die breite Gemeinschaft treffen.
  • Aufwendungen des Fonds und deren Auswirkung auf die Fondsrendite unterstehen der genauen Prüfung durch den Verwaltungsrat. Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die dem Fonds in Rechnung gestellten Aufwendungen vernünftig, fair und angemessen sind.

2.4.Der Verwaltungsrat sollte seine Aufgaben mit der gebotenen Sorgfalt erfüllen.

Empfehlungen

  • Verwaltungsratsmitglieder sollten an den Verwaltungsratssitzungen regelmäßig und aktiv teilnehmen.
  • Der Verwaltungsrat sollte sich so oft wie für die effektive Überwachung der Aktivitäten des Fonds erforderlich treffen und bei allen Verwaltungsratssitzungen ordnungsgemäß Protokoll führen.
  • Der Verwaltungsrat ist für die Genehmigung der Strategie des Fonds ebenso zuständig und wie für die Sicherstellung, dass der Fonds seine erklärten Anlageziele stets verfolgt.
  • Der Verwaltungsrat ist für die Ernennung beauftragter Dritter verantwortlich und sollte deren Aktivitäten und Leistung überwachen.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass er in voller Kenntnis aller Fakten handelt.
  • Sofern es zur Ausübung seiner Aufgaben erforderlich ist, sollte der Verwaltungsrat externen professionellen Rat oder externe Informationen einholen.

2.5.Der Verwaltungsrat sollte die Einhaltung des geltenden Rechts, aller anwendbaren Verordnungen und der Satzungsunterlagen des Fonds gewährleisten.

Empfehlungen

  • Der Verwaltungsrat sollte die Zugrundelegung einer angemessenen Organisation, angemessener Verfahren und Schutzvorrichtungen prüfen, um die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Verordnungen sowie der Satzungsunterlagen des Fonds zu gewährleisten.
  • Der Verwaltungsrat sollte überprüfen, dass die regelmäßige Überwachung dieser Einhaltung gegeben ist und er in dieser Hinsicht regelmäßig Berichterstattung erhält.

2.6.Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die Anleger ordnungsgemäß informiert sind, fair und gerecht behandelt werden und die Ihnen zustehenden Leistungen und Dienste erhalten.

Empfehlungen

  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die den Anlegern mitgeteilten Informationen zum Fonds, insbesondere hinsichtlich der Anlageziele, Risiken und Kosten des Fonds, richtig, fair und nicht irreführend sind sowie fristgerecht erfolgen.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass Anleger über alle Angelegenheiten bezüglich ihrer Anlage auf eine Art und in einer Sprache unterrichtet werden, die deutlich und leicht verständlich ist.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass Informationen über die Finanzlage und Performance des Fonds in Übereinstimmung mit den zutreffenden Bilanzierungsrichtlinien (z. B. Lux GAAP, IFRS) sowie den geltenden rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen erstellt und offengelegt werden.
  • Der Verwaltungsrat sollte die Interessen aller Anleger berücksichtigen, insbesondere dann, wenn Entscheidungen des Verwaltungsrats unterschiedliche Auswirkungen auf die einzelnen Anlegergruppen haben.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass jede Anlegerbeschwerde geprüft wird und bei Aufrechterhaltung Abhilfemaßnahmen innerhalb eines angemessenen Zeitraums erfolgen.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die Anleger die Leistungen und den Standard der Dienste erhalten, auf die sie rechtlich, vertraglich und ausgehend von der Satzung des Fonds Anspruch haben.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass den Anlegern die Richtlinien des Fonds in Bezug auf Beschwerdeabwicklung, Stimmrechtsausübung, bestmögliche Abwicklung und Interessenkonflikte angemessen offengelegt werden.

2.7.Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass ein effektives Risikomanagementverfahren und geeignete interne Kontrollen vorhanden sind.

Empfehlungen

Risikomanagement

  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass eine geeignete und dokumentierte Risikomanagementrichtlinie vorhanden ist, die umgesetzt und gepflegt wird, die die Risiken identifiziert, denen der Fonds ausgesetzt ist und festlegt, wie diese Risiken gehandhabt werden.
  • Der Verwaltungsrat sollte sicherstellen, dass die permanente Funktion des Risikomanagements adäquat besetzt ist oder bei externer Vergabe ordnungsgemäß gehandhabt wird und unabhängig von den Anlage- und Betriebsvorgängen ist.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die Risikomanagementrichtlinie die ordnungsgemäße Identifizierung, Messung und Beurteilung der Exposition des Fonds gegenüber Markt-, Liquiditäts- und Bonitätsrisiken sowie der Exposition gegenüber allen anderen Risiken, einschließlich operativen Risiken, ermöglicht.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass er regelmäßig Risikomanagementberichte erhält und regelmäßig die Eignung und Wirksamkeit der Risikomanagementrichtlinie und -verfahren beurteilt.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass er die Auswirkung aller komplexen Finanzprodukte oder -strategien im Risikoprofil des Portfolios sowie die Gesamtexposition des Fonds gegenüber diesen Produkten versteht.

Interne Kontrollen

  • Der Verwaltungsrat sollte sich vergewissern, dass beauftragte Dritte alle relevanten und angemessenen Verpflichtungen in Bezug auf Compliance und Innenrevision einhalten.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die Funktionen Compliance und Innenrevision unabhängig von den Anlage- und Betriebsvorgängen sind.
  • Der Verwaltungsrat sollte auf eine direkte und zeitnahe Berichterstattung hinsichtlich aller wesentlichen Aspekte in Bezug auf interne Kontrollen und Compliance bestehen und gewährleisten, dass diese angemessen adressiert werden.
  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass geeignete Betriebskontinuitätspläne vorhanden sind, einschließlich für beauftragte Dritte.

2.8.Der Verwaltungsrat sollte nach besten Kräften alle tatsächlichen, potenziellen oder offensichtlichen Interessenkonflikte identifizieren sowie gerecht und     effektiv handhaben und für die entsprechende Offenlegung sorgen.

Empfehlungen

  • Der Verwaltungsrat sollte die Umstände identifizieren, die einen Interessenkonflikt darstellen, der ein wesentliches Schadensrisiko für die Interessen der Anleger birgt oder diesen begünstigen könnte.
  • Der Verwaltungsrat sollte eine effektive Interessenkonflikt-Richtlinie aufstellen, umsetzen und pflegen, in Bezug auf (i) die Identifizierung dieser Interessenkonflikte und (ii) die Aufstellung von zu befolgenden Verfahren und umzusetzenden Maßnahmen zur Prävention derselben, soweit möglich, und zum unabhängigen Umgang mit diesen Konflikten.
  • Der Verwaltungsrat sollte alle angemessenen Bemühungen unternehmen, Interessenkonflikte zu lösen. In Fällen, in denen ein Interessenkonflikt jedoch unvermeidbar ist, muss der Verwaltungsrat diese auf unabhängiger Basis angehen und gegenüber den Interessenten offenlegen.
  • Der Verwaltungsrat sollte aktuelle Aufzeichnungen über Situationen führen, in denen Interessenkonflikte auftreten können oder aufgetreten sind, die ein wesentliches Schadensrisiko für die Anleger bergen, und auch darüber, wie mit diesen umgegangen wurde.

2.9.Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass die Vergütung der Verwaltungsrats-mitglieder angemessen und fair ist und in ausreichendem Umfang offengelegt wird.

Empfehlungen

  • Der Verwaltungsrat sollte gewährleisten, dass gegebenenfalls eine Richtlinie über die Vergütung der Verwaltungsratsmitglieder vorhanden ist und angemessen offengelegt wird.
  • Die Vergütung von Verwaltungsratsmitgliedern sollte die Zuständigkeiten des Verwaltungsrats und die Erfahrung des Verwaltungsrats als Ganzes widerspiegeln und ausgehend von der Größe, der Komplexität und der Anlageziele des Fonds fair und angemessen sein.
  • Die dem Fonds in Rechnung gestellte Gesamtvergütung der Verwaltungsratsmitglieder sollte in den Jahresabschlüssen offengelegt werden.

Der Verwaltungsrat im Januar 2018

Hinweisgebersystem-Richtlinie

(die „Whistleblowing-Richtlinie“)

 

 1. Whistleblowing

Jede Person kann der Verwaltungsgesellschaft in gutem Glauben Missstände oder Verstöße gegen aufsichtsrechtliche Bestimmungen auf sichere und vertrauliche Weise melden.

Das Whistleblowing-Verfahren sollte jedoch nicht für Verstöße, die eindeutig strafrechtlicher Art sind, verwendet werden, wie z.B. die rechtswidrige Ausübung von Tätigkeiten des Finanzsektors. Personen, die auf Tatsachen stoßen, die strafrechtlich relevant sind (ein Verbrechen oder ein Vergehen), sind gebeten, unverzüglich die Staatsanwaltschaft zu informieren.

Obwohl das Whistleblowing-Verfahren in erster Linie an Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter der Verwaltungsgesellschaft gerichtet ist, kann es auch von Kunden der Verwaltungsgesellschaft und Mitarbeitern beauftragter Unternehmen genutzt werden.

Ist ein Kunde allerdings in vertraglichen Unstimmigkeiten mit der Verwaltungsgesellschaft in Bezug auf dessen vertragliche Leistungen, ist er in dem Fall gebeten das Kundenbeschwerdeverfahren anzuwenden.

2. Rechtliche Grundlagen

2.1.  OGAW V

Whistleblowing (im Deutschen etwa das „Hinweisgeben“) ist ein Begriff, der sich während der 1970er Jahre in den USA herausgebildet hat und den Vorgang des internen oder externen Meldens, d. h. an eine Dritte Partei, von unrechtmäßigem, unethischem oder gesetzwidrigem Verhalten bzw. Fehlverhalten beschreibt.

Ein Unternehmen wird ggf. als transparenter und vertrauenswürdiger angesehen, wenn es über ein tragfähiges Verfahren und Schutzvorrichtungen für Personen verfügt, die ein Fehlverhalten melden wollen.

Das alles hat im beruflichen Umfeld zunehmend an Bedeutung gewonnen, da es arbeitsrechtliche Fragen, datenschutzrechtliche Fragen bzw. aufsichtsrechtliche Bestimmungen betrifft, und spätestens gemäß OGAW V sind Verwaltungsgesellschaften verpflichtet, über ein angemessenes Whistleblowing-Verfahren zu verfügen.

Das Gesetz vom 10. Mai 2016 zur Umsetzung der OGAW-V-Richtlinie (Organismen für gemeinsame Anlagen in übertragbaren Wertpapieren) in luxemburgisches Recht wurde im Mémorial (dem Amtsblatt) am 12. Mai 2016 veröffentlicht. Der Text wurde durch das Parlament an 21. April 2016 verabschiedet. Das neue Gesetz ändert das Gesetz vom 17. Dezember 2010 über Organismen für gemeinsame Anlagen und trat am 1. Juni 2016 in Kraft.

Eines der Hauptziele der OGAW-V-Richtlinie besteht darin, größeren Schutz für Privatanleger zu erreichen. In dieser Hinsicht aktualisiert und harmonisiert der Text die für Einlagen in OGAW-Fonds geltenden Regeln und gleicht diese dem Vorgehen im Rahmen der EU-Richtlinie für alternative Investmentfonds (AIFM-Richtlinie) an und verfährt hier in Bezug auf die Einlagenhaftung sogar noch strikter. Die Richtlinie führt Vergütungsregeln für Verwaltungsgesellschaften auf europäischer Ebene ein, die im weiten Sinne den Vergütungsregeln in der AIFM-Richtlinie gleichen. Der Privatanlegerschutz wird weiterhin durch ein harmonisiertes System von Sanktionen gestärkt, das u. a. die Einrichtung eines Whistleblowing-Mechanismus einschließt. 

Whistleblowing stellt dabei ein wichtiges Thema dar und wurde wie vorstehend beschrieben in einen rechtlichen Rahmen gegossen. Diese Gesetzgebung zielt nicht allein auf den Schutz im Falle von Whistleblowing ab, sondern schließt entsprechende Bestimmungen ein.

3.  Meldung an die Verwaltungsgesellschaft

3.1.  Meldewege

Prinzipiell nimmt die Verwaltungsgesellschaft nur schriftliche Meldungen entgegen, die an folgende E-Mail-Adresse geschickt werden: whistleblowing@falcon.lu

Falls dies für Sie nicht möglich ist oder Sie sich für eine erste Kontaktaufnahme auf diesem Weg nicht in der Lage fühlen, können Sie sich an folgende Vertrauensperson wenden:

Rechtsanwältin Christina Büch · 11, Boulevard Prince Henri · 1724 Luxemburg · M +352 691 22 73 22

buech@rae.lu

Rechtsanwältin Christina Büch ist Vertrauensanwältin für die internen Warnsysteme („Whistleblowing“).

Die Verwaltungsgesellschaft gibt keinerlei Rechtsberatung hinsichtlich der übermittelten Informationen.

3.2.  Inhalt der Meldung

Sie sollten hinreichende Gründe für die Annahme haben, dass die Informationen und Hinweise die sie der Verwaltungsgesellschaft mitteilen im Wesentlichen wahr sind.

Selbstverständlich können Sie uns auch Beweise in Form von Dokumenten an Ihre Meldung anhängen, wenn Sie im Besitz von solchen sind.

4.  Schutz der Identität des Hinweisgebers

Wir verpflichten uns, die Identität des Hinweisgebers zu schützen, so gut es die geltenden Rechtsvorschriften erlauben.

Die Identität des Whistleblowers wird nur in Ausnahmefällen, in denen das Gesetz es so vorsieht, offengelegt (z.B. aufgrund einer Verpflichtung die CSSF und/oder die Staatsanwaltschaft zu informieren, wenn der Sachverhalt möglicherweise strafrechtlich relevant ist (d.h. ein Verbrechen oder Vergehen beinhaltet); oder im Rahmen eines Strafverfahrens in dem eine Zeugenaussage von Seiten des Hinweisgebers erforderlich ist).

Obwohl somit trotz aller Vorsichtsmaßnahmen nicht völlig ausgeschlossen werden kann, dass die Identität des Hinweisgebers offengelegt werden muss, setzt die Verwaltungsgesellschaft selbstverständlich alle Bemühungen daran, diese zu schützen.

5.  Informationen zu getroffenen Folgemaßnahmen

Aufgrund gesetzlicher Geheimhaltungspflichten werden dem Whistleblower weder Ergebnisse von Ermittlungen, noch eventuell ergriffene Maßnahmen mitgeteilt.